Você sabe como fazer reuniões mais produtivas e assertivas? Não? Então esse conteúdo é para você.
Quando se está na empresa, ou mesmo no home office e você fica sabendo que haverá uma reunião no trabalho com o chefe ou com os colegas de departamento, com certeza já teve aquela sensação de que vai ser uma conversa longa.
Quantas vezes você participou de uma reunião que poderia ter sido resolvida por um e-mail ou através de uma simples conversa no chat profissional ou pelo WhatsApp ou até
casos em que esses encontros tiveram longa duração e, no final das contas, nada foi solucionado?
Por isso mesmo, este conteúdo está aqui para lhe ajudar. Afinal, como tornar suas reuniões mais produtivas e assertivas?
Fique de olho nessas oito dicas preparadas pela SW Negócios Online e não passe mais nervoso ou fique perdido durante suas reuniões.
Atente-se ao horário
O primeiro passo para definir uma reunião é agendar o horário em que ela vai acontecer. Mas, detalhe bastante importante é respeitar esse tempo. Isso quer dizer que não se deve ocorrer atrasos.
É bastante ruim e inconveniente chegar atrasado para uma reunião, isso prejudica a sua marca pessoal, a imagem da empresa, principalmente quando o encontro envolve clientes ou pessoas externas.
Por isso, para que você tenha reuniões mais produtivas e assertivas, é de extrema importância começar na hora combinada. Isso já vai fazer com que todos os presentes iniciem o assunto animados.
Ter uma boa pauta
Depois de se atentar ao horário, para conseguir fazer reuniões mais produtivas e assertivas é de extrema importância ter uma pauta.
A pauta, o planejamento, os tópicos a serem tratados no encontro é fundamental para que você não se perca. Pense sempre que uma reunião precisa ter começo, meio e fim e, para isso, é necessário ter uma pauta com o assunto a ser discutido totalmente destrinchado e separado por tópicos. Assim, você conseguirá conduzir o assunto corretamente, sem obstáculos e ainda separar os momentos para ouvir os demais participantes.
É interessante ainda preparar a pauta numa sequência lógica, para que os outros integrantes da reunião não se sintam perdidos, principalmente quando o encontro envolve a discussão de vários assuntos.
A objetividade é o ponto para as reuniões mais produtivas e assertivas
O tópico anterior é o fio condutor para que você seja objetivo na hora de fazer uma reunião. Com a pauta bem elaborada em mãos, o assunto será dinâmico, claro e objetivo.
Não seja prolixo, não fique dando voltas no mesmo assunto. É importante criar uma linha de raciocínio e não se alongar em uma única explicação. Isso cansa e faz com que as pessoas percam o interesse rapidamente.
Se a sua reunião envolver apresentações em slides, por exemplo, evite, ao máximo, colocar muito texto nas páginas. Trabalhe com fontes agradáveis e abuse das imagens que trarão referências para aquele assunto a ser discutido. Isso deixa tudo ainda mais fluido.
Não seja uma pessoa que cause interrupções
Não há coisa pior em uma reunião que a interrupção. Detalhe importante neste tópico é em relação ao celular. Deixe seu aparelho no silencioso durante a reunião. O toque do telefone atrapalha e tira a concentração. Um toque de telefone vai, com certeza, deixar a sua reunião menos produtiva e até o assunto ser retomado vai levar um tempo.
Não tire a linha de raciocínio de quem está falando
Quando uma pessoa está expondo o pensamento, ela quer atenção e concentração. Não é legal, portanto, interromper essa pessoa. Então, quando um integrante da equipe estiver falando, dê total atenção a ela e não interrompa a linha de raciocínio da explicação. Espere o final da fala para opinar ou expor sua ideia.
Tenha embasamento para fazer críticas negativas
É natural que durante a apresentação de um projeto ou proposta haja feedbacks negativos. No entanto, quando isso for acontecer, a dica é para que você já vá com o embasamento sobre o que vai falar.
Não chegue na reunião e fale sobre o que não lhe agradou sem explicar o porquê.
A contextualização é importante e isso gera mais dinamicidade ao encontro, além, claro, da produtividade que é maior, pois quando você dá o feedback e já apresenta o embasamento, as pessoas presentes já irão entender e não terão dúvidas básicas, partindo então para a parte de como solucionar.
Tenha e proponha soluções
A pior coisa de uma reunião é finalizá-la sem solução para o problema que a causou. Pense que agregar é sempre importante. Ao trazer crítica ou feedback negativo, por exemplo, procure sempre colocar uma solução para que aquilo se resolva.
Não adianta falar que algo está errado ou não está trazendo resultados e não apresentar aos participantes o que pode ajudar aquilo funcionar melhor.
Se a reunião for acontecer porque o departamento está atrasado na entrega, dê soluções para a equipe se organizar melhor. Apresentar resolutividades é passo fundamental para reuniões mais produtivas e assertivas.
Tenha um planejamento pós-reunião
Este conteúdo é para ajudar você a preparar reuniões mais produtivas e assertivas, certo?
Então, é importante focar bem nesta última dica. De nada adianta seguir todos os tópicos anteriores, chegar no horário, ter uma pauta bem alinhada, não interromper o colega, apresentar soluções e tudo mais se você não definir as tarefas de cada um após o fim do encontro.
O alinhamento dos afazeres é importantíssimo e é uma etapa fundamental. Você precisa sair da reunião com um plano de ações em mãos, detalhando o que cada membro da equipe deve entregar e em qual prazo.
Assim, com certeza, você vai fazer reuniões mais produtivas e assertivas.
